Automazioni

A cosa serve?

Le Automazioni eseguono azioni in automatico quando si verifica un evento legato all'ospite (check-in, check-out, compleanno, connessione al WiFi, assegnazione di un tag). Il flusso si disegna una volta e il sistema lo esegue per ogni ospite che rientra nelle condizioni: invio di email/SMS/WhatsApp, richieste di recensione o Quick Review, applicazione di tag, attese e diramazioni. Per accedervi, scegliere la voce Automazioni dal menu laterale del pannello.

? Screenshot: la lista delle automazioni con i contatori

Dalla sezione è possibile:

• gestire le automazioni esistenti dalla lista (stati, code, log);
• crearne di nuove, da zero o da template, col costruttore a nodi;
• consultare il Log degli invii effettuati.

La lista delle automazioni

In cima alla lista si trovano tre contatori: Totale Automazioni, Attive e Bozze. Sotto, la barra con la ricerca (Cerca automazioni...) e il pulsante Crea Automazione.

Ogni automazione ha uno stato: Attivo o Bozza. Le azioni disponibili su ogni riga: Pausa / Attiva (ferma o avvia l'automazione), Modifica (apre il costruttore) e Log. Dal menu ⋮: Visualizza (dettaglio con i contatori Contatti in coda, In attesa, Pianificati e Log eseguiti), Duplica (crea una copia in bozza) ed Elimina.

Creare un'automazione

Cliccare su Crea Automazione: si può partire in due modi (Scegli come vuoi procedere):

• Nuova Automazione: parte da un flusso vuoto;
• Crea da Template: parte da un modello predefinito da personalizzare (il nome viene proposto in automatico come NomeTemplate_data, modificabile).

? Screenshot: il costruttore a nodi

Il costruttore a nodi

L'automazione si costruisce su una tela visuale fatta di nodi collegati fra loro: si parte da un nodo evento (il trigger) e si aggiungono le azioni cliccando il + tra un nodo e l'altro. In alto si assegna il nome (Nome dell'automazione) e si clicca Salva. Un pallino rosso su un nodo indica che va ancora configurato.

L'evento che avvia il flusso (trigger)

• Cambio Stato Ospite: Qualsiasi cambio stato, Check-in (IN-STAY) o Check-out (POST-STAY).
• Tag ricevuto: scatta quando all'ospite viene assegnato un tag; con gli operatori Uguale a / Diverso da si vincola quale tag deve essere.
• Compleanno: con la scelta di quando inviare — il giorno del compleanno, il giorno prima o dopo, 1 settimana prima, oppure 3 giorni, 1-2 settimane o 1 mese dopo.
• WiFi connesso: quando l'ospite si connette al WiFi della struttura.

Nella configurazione del trigger si decide cosa succede se il contatto è già nell'automazione: Ignora il trigger (il contatto può entrare una sola volta) oppure Consenti re-ingresso, con la Limitazione temporale re-ingresso (da "non più di 1 volta ogni ora" fino a "una sola volta in assoluto"). Dalla sezione Avanzato si aggiungono eventuali condizioni di ingresso.

Le azioni disponibili

Cliccando il + si sceglie il tipo di nodo:

• Invia Email / Invia SMS: messaggio multilingua (IT, EN, FR, ES, DE), con conteggio caratteri per l'SMS; entrambi con invio di anteprima di test.
• Invia WhatsApp Premium / Invia WhatsApp Business Meta: richiedono il rispettivo provider collegato nelle Integrazioni.
• Modifica Tag: Applica tag o Rimuovi tag all'ospite.
• Invia Invito Sondaggio: invia un sondaggio (solo quelli pubblicati).
• Richiedi Quick Review: invia la Quick Review della struttura.
• Richiedi Recensione: invita a recensire su Google o TripAdvisor; se il link non è configurato nelle impostazioni della struttura compare un avviso.
• Invia Webhook: chiama un servizio esterno.
• Tempistica: Attesa (periodo di tempo) in giorni/ore/minuti (minuti a scatti di 15), Pianifica a data/ora oppure Pianifica a giorno della settimana.
• Condizione: una diramazione con due rami, Vero e Falso; criteri disponibili Tag cliente, Segmento CRM e Giorni dall'ultima visita. Massimo 3 nodi Condizione per automazione.
• Fine: chiude un ramo del flusso.

Canali e ordine di backup

Richiedi Recensione ha un selettore di canali (Email, SMS, WhatsApp) con l'Ordine tentativo backup: se il primo canale non raggiunge l'ospite viene tentato il successivo. Con Modifica testi si personalizzano i messaggi per ogni canale.

Anche Invia Invito Sondaggio e Richiedi Quick Review hanno i Canali di invio con ordine di backup, ma i testi sono automatici: per il sondaggio vengono letti dal sondaggio stesso, per la Quick Review sono predefiniti e tradotti nella lingua dell'ospite. L'invito sondaggio può usare anche il canale WhatsApp Business API, se è configurato un template di invito in Impostazioni → Template WhatsApp.

Salvare

Al salvataggio il sistema esegue tre controlli bloccanti: deve esserci almeno un'azione, tutti i rami devono terminare con un nodo Fine e non devono restare nodi da configurare (pallino rosso). Una nuova automazione nasce come Bozza.

Il Log degli invii

Dal pulsante Log si apre il registro dell'automazione: per ogni invio l'esito (riuscito/fallito), il canale usato — con l'indicazione dell'eventuale fallback (es. "via SMS") — e il collegamento Vedi profilo ospite alla scheda CRM. Due viste disponibili, Per destinatario e Cronologico, con ricerca per email o telefono.